Page 46 - 增刊《电力工程档案管理》2023年增刊(总第11期)(1)

研究成果

 邮件既然全部收集，要考虑设置公务邮箱和个人邮箱。

 邮件收发是否需要审批，若需要则要标准化流程。

2.1.3.2 公务邮箱和个人邮箱管理

根据项目管理对邮件控制的需求，研究确定每个火电 EPC 项目设置一个

项目公务邮箱，若干项目个人邮箱，一个项目归档邮箱。项目公务邮箱与

项目个人邮箱邮件全部自动归档到项目归档邮箱。归档邮箱来往邮件保持

完整，可追溯。存储与备份系统符合《萨班斯法案》。

同时，设置该项目归档邮箱，该项目公务邮箱邮件与个人邮箱邮件自

动归档到该项目归档邮箱。项目邮件数量是有限的，在归档邮箱中进行邮

件的查询与恢复，变得十分容易。

在技术上实现了总承包某个项目沟通所有邮件的完整归档，达到邮件

文件收集完整性。且具备萨班斯法案的法律依据作用，使企业电子邮件得

到法规遵从和规则执行。

2.1.3.3 公务邮件的接收和发放管理

邮件是双方沟通的重要手段和渠道，邮件内容涉及到工程设计、进度、

施工等各项工作，因此邮件收发需要领导审批，本技术通过标准化公务邮

箱的发送和接收流程，实现了项目电子邮件的全过程高效管控。

2.1.4 项目声像文件过程控制技术

创新及研究要点：首创、标准化范围、流程、采集标准、节点、地点

（隐蔽工程等）、数量、责任人等。

项目声像文件是项目文件的重要组成部分，是以最直观的方式记录生

产过程。过程中如果没有及时进行采集，无法进行弥补，特别是隐蔽工程。

因此必须及时进行声像文件的采集，规定各部门及人员在声像文件管理中

的职责、声像文件的采集标准，对采集进度节点和地点、收集、整理、提

交、上传系统、归档和移交等关键环节进行管控。

2.1.4.1 声像文件管理流程

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《电力工程档案管理》2023 年增刊 总第 11 期